Was die Treffen angeht ist es ja so das man schon den ein oder anderen Urlaubstag evtl. für opfern muss, wenn man nicht gerade Rentner ist oder durch Zufall um die Ecke wohnt. 
Ich favorisiere da wieder einen Ort, der so in etwa mittig von Deutschland liegt, damit die Anfahrt nicht zu lang für die meisten wird.
Als Beispiel möchte ich da das Treffen in Eisenach im letzten Jahr nennen.
Ich hätte da als Vorschlag zum Beispiel die Westernstadt Pullmann City im Harz, da gibt es Ferienwohnungen, ein Hotel in der Westernstadt und auch ein Campingplatz vor Ort.
Als Zeitraum würde ich das Frühjahr, so Ende April bis Ende Mai vorschlagen.
Aber wie schon gesagt, bin ich auch auf weitere Vorschläge und Mithilfe von Euch angewiesen. 